Samotný proces mediácie síce nie je natoľko právne ohraničený a striktne formálny ako sú súdne pojednávania. Napriek tomu aj mediácia ma svoje zaužívané postupy a pravidlá a pozostáva z určitých krokov. Mediačný proces sa dá zhrnúť do niekoľkých krokov:
- Úvod mediácie – kontaktovanie mediátora, prvé nezáväzné informačné stretnutie, na ktorom mediátor vysvetlí ako mediácia prebieha, zistí, či je spor možné riešiť mediáciou a v prípade, že áno, podpíše so stranami Dohodu o začatí mediácie. Po podpísaní tejto dohody si mediátor dohodne so stranami stretnutia.
- Začatie mediácie – mediátor vysvetlí stranám, aká je jeho úloha v mediačnom procese, ako budú prebiehať jednotlivé stretnutia, dohodne si so stranami pravidlá, určia si dĺžku jedného stretnutia.
- Rekonštrukcia sporu – zisťujú sa fakty, ktoré viedli ku vzniku spory. Táto fáza sa nazýva aj tzv. neprerušovaný čas, kedy každá strana sporu, jedna za druhou, majú možnosť opísať vznik konfliktnej situácie zo svojho pohľadu, zároveň majú obe strany možnosť vypočuť si opačnú stranu a jej nazeranie na konflikt. Mediátor načúva stranám, kladie objasňujúce otázky a tak získava maximum informácií pre čo najlepšie porozumenie situácie. Hlavným cieľom je odhaliť príčinu vzniku konfliktu.
- Definovanie sporu a porozumenie záujmom – v tejto fáze dochádza ku vzájomnej komunikácii, kde strany ustupujú od pôvodného súperenia a postupne prechádzajú do objavovania spoločných záujmov, hodnôt a názorov. Mediátor kontroluje proces, dodržiavanie stanovených pravidiel, rovnomernosť časového priestoru strán, podporuje strany v komunikácii.
- Hľadanie a tvorba možností riešenia konfliktov – v tejto fáze strany hľadajú možné riešenia sporu, ktoré by mali byť vyhovujúce pre obe strany sporu. Mediátor strany podporuje v konštruktívnom a tvorivom navrhovaní možných riešení. Často využívanou technikou je tzv. brainstorming, mediátor zaznamená všetky návrhy. Pri hľadaní možných riešení sa spravidla postupuje od tých jednoduchších ku zložitejším. Výsledkom je spísanie riešení, s ktorými súhlasia a sú spokojné obe strany
- Spísanie dohody a záver mediácie – výslednú dohodu spisuje mediátor, pričom strany na jej tvorbe môžu priamo kooperovať. Mediátor dbá na to, aby bola dohoda konkrétna, vyvážená, realistická, splniteľná a dosiahnuteľná, aby jednotlivé body dohody boli merateľné a časovo ohraničené. Na samotný záver mediátor zhrnie priebeh mediácie, ocení snahu a ochotu strán, môže si so stranami dohodnúť prípadnú kontrolu dodržiavania dohody.
Po ukončení mediácie si môžu strany s mediátorom dohodnúť pomediačné, kontrolné stretnutie, na ktorom mediátor zistí, ako prebieha plnenie dohody, prípadne či všetko funguje, ako bolo dohodnuté.
